¿Por qué empezar en verano tu Informe No Financiero (EINF) puede ahorrarte tiempo, costes y problemas?

Todos los veranos pasa lo mismo. Llegan los meses de julio y agosto, el ritmo en la oficina se frena un poco, nos organizamos para salir de vacaciones e intentamos dejar el expediente "limpio" para septiembre. Sin embargo, en el ámbito de la sostenibilidad y el reporte de información no financiera, hay una decisión importante que muchas empresas dejan hasta el último trimestre: elegir y contratar a la consultora que va a elaborar su informe EINF / ESG.

Como director de Let’s Move The World, me encuentro este patrón año tras año. Y siempre se nota mucho porque supone la diferencia entre entregar un proyecto sólido que aporte valor a la compañía o vivir una pesadilla organizativa con prisas, errores y estrés.

El síndrome de fin de año: prisas, apagar fuegos y datos perdidos.

A finales de año se junta todo: cierres contables, presupuestos para el ejercicio siguiente, eventos, revisiones de objetivos… Si a todo eso le añades la recolección de decenas de indicadores ESG (medioambientales, sociales, de gobernanza), el área de administración/ financiero, o de RRHH entra directamente en colapso.

Cuando se trabaja con prisas a última hora, la recogida de datos se convierte en un problema añadido a los del propio área. Y es aquí donde surgen los verdaderos problemas con los que me topo cada año cuando nos llaman de urgencia en diciembre:

• Bajas y rotación de personal imprevistas: En más de una ocasión nos hemos encontrado con que la persona que centralizaba toda la información del departamento de Recursos Humanos o de Prevención de Riesgos ha cogido una baja o ha cambiado de empresa. Conseguir esos datos de forma rápida a final de año, cuando nadie sabe muy bien dónde se guardaron las carpetas, se vuelve una misión casi imposible.

• Cierres de sedes, tiendas u oficinas: Muchas compañías reestructuran o cierran instalaciones a lo largo del año. Si intentas pedir los datos de consumos energéticos, residuos o plantilla de una oficina o tienda que cerró en mayo cuando estás en pleno mes de diciembre, acceder a las facturas o a los registros originales es un quebradero de cabeza descomunal.

• Errores que no dan tiempo a subsanar: Cuando los datos se recopilan tarde, los errores saltan durante la fase de verificación de la auditoría. Y corregir un descuido o una incoherencia con el auditor presionando y el plazo límite a la vista genera una tensión completamente innecesaria (más de un grito por teléfono hemos sufrido...).

La ventaja de contratar en verano.

Cuando una empresa nos contrata en estas fechas, podemos diseñar el proceso con perspectiva y calma. Trabajar con margen nos permite:

1. Generar complicidad con el equipo interno
El informe no financiero no lo hace solo la consultora ni solo el departamento de sostenibilidad; depende de las personas de compras, RRHH, operaciones, riesgos... Si les pides datos en diciembre, te verán como una carga de trabajo inasumible. Si comenzamos a planificar en verano, el enfoque es pedagógico. Explicamos qué se necesita, por qué es importante y cómo simplificarlo. El trabajador no se siente tan agobiado.

2. Dejar listos los protocolos antes de la locura del cierre
Aprovechar las semanas previas o posteriores a las vacaciones para definir el alcance, la matriz de materialidad y los canales de recogida de información hace que, cuando llegue el cierre del ejercicio, el trabajo pesado ya esté hecho. Solo queda volcar los datos finales.

3. Garantía absoluta frente a la auditoría
Nuestra experiencia nos demuestra que las empresas que planifican con tiempo pasan las auditorías con mayor facilidad. Cualquier descuido en un dato, cualquier falta de evidencias o cualquier discrepancia se detecta con meses de antelación y se resuelve sin sobresaltos.

No esperes a la última hora...

La sostenibilidad no debería ser un trámite burocrático que se resuelve a toda prisa a última hora para cumplir el expediente. Piensa que un informe no financiero bien hecho es una herramienta estratégica que refleja el valor real de tu empresa.

Si quieres evitar las prisas de última hora, los datos perdidos por imprevistos en la plantilla y el estrés de los últimos meses del año, este es el momento de dejar los deberes hechos.

En Let’s Move The World estamos listos para acompañarte desde ya y diseñar un proceso ágil, riguroso y adaptado a tu organización.

👉 Ponte en contacto con nuestro equipo aquí y aseguremos juntos la tranquilidad y calidad de tu próximo informe.